EMPLEO MILLENNIAL

Claves para ser altamente productivo en el trabajo

Ser más productivo en el trabajo es posible. Primero tendrás que reorganizar y planificar las tareas habituales de trabajo, pero verás como el método bullet journal y la matriz de Eisenhower te puede ayudar .

Parece que siempre vamos con prisa y estresados.

Lunes 7 am. Te despiertas y después de consultar tus redes sociales un buen rato… te vas a la ducha y mientras piensas…

“Hoy me tenía que haber levantado antes pero es que estaba tan cansad@… que no oí ni la alarma del despertador… ¿Hoy lloverá?… ¿llevo paraguas o gafas de sol? Mejor llevo los dos… Tengo que acordarme de ir de la compra… a ver que me hacía falta… ¡Café! ¡Se me olvidó ir el sábado! ¿A ver ahora que hago?… Pues me tendré que comprar uno de camino al trabajo y también algo para comer porque ayer no preparé nada, me tengo que llevar el cepillo de dientes… A ver si no siguen las obras, porque vaya  atascos, si es que no sé cómo se ponen a hacer obras ahora… ¡será que no hay otro momento! … Por culpa de eso la semana pasada… ¡Que llego tarde!”

Te suena esta situación ¿verdad? A veces parece que no nos da tiempo a todo pero… ¿Recuerdas lo que daban de sí las horas de la  escuela?

Hagamos memoria…

 Generalmente entrabamos a las 8.00 de la mañana y en las siguientes horas aprendíamos música, matemáticas, lengua y literatura, dibujo, conocimiento del medio… había incluso una pausa llamada recreo de media hora donde jugábamos, charlábamos con nuestros compañer@s, nos comíamos el bocadillo y volvíamos a clase para seguir aprendiendo. Y a las 15.00 éramos libres.

Haz una lista

Esto te ayudará a tener en mente que tareas son más importantes y así al final de tu jornada laboral sabrás que quedó pendiente para el día siguiente.

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Así que rescata los buenos hábitos de una buena organización:

1. Pon una alarma en tu vida. La hora de levantarte o acostarte, el tiempo para desayunar, el tiempo para cocinar, tu jornada laboral, tus citas de ésa semana… aunque parezca una tontería esto hará que tu cerebro poco a poco vaya asociando ciertas horas a unas actividades, puede que los primeros días te cueste levantarte 20 minutos antes, o acostarte a una determinada hora, pero finalmente lo asimilarás con más normalidad de la que esperabas y no olvidarás ningún asunto importante, hasta te dará tiempo a dejar todo preparado para el día siguiente.
2. Usa el transporte público. Si coges el coche para todo y aun así llegas tarde a trabajar es porque algo estás haciendo mal, busca alternativas para llegar al trabajo con tiempo, depender de otros horarios hará que te organices de otra forma. Así que coge un buen libro de bolsillo y aprovecha el trayecto al trabajo, lo creas o no Leer nos hace más felices  así que ya tienes otro motivo para empezar el día de forma diferente.
3. Organízate y no procrastines. Como ya vimos muchas veces el problema está en que no le asignamos a las tareas un momento determinado. Necesitas inicialmente:
• AGENDA con calendario. Si es de bolsillo será mucho más fácil que la lleves siempre contigo para estar siempre al día.
PLANIFICADOR SEMANAL Y MENSUAL, puedes crearlos tú mism@, descargarte plantillas online, comprarlos… tú decides.
• BULLET JOURNAL. Es un sistema de organización personal creado por Ryder Carroll. En un cuaderno se anota a modo de lista de objetivos todo lo que tengamos que hacer en el año, por meses, semanas y días. De esta forma tienes una visión global de lo que vas cumpliendo y te hace priorizar unas tareas frente a otras.
• CALENDARIO DEL MÓVIL. Todos los móviles incorporan uno, fácil y sencillo, y sobre todo muy útil.
• Apps. En la App store encontrarás aplicaciones móviles de todo lo anterior. Depende de la que mejor se adapte a ti.
4. Concreta. No es lo mismo apuntar en un post- it de tu despacho “llamar a la empresa X“ que apuntar en nuestra agenda “Miércoles 25 de junio a las 4:15. Llamar a Fernando Vilas CEO de Ravejob”.
5. A cada cosa su tiempo. Llegas a tu oficina miras tu correo electrónico y lo primero que lees es que hay que enviar un informe en dos días, en otro email dice solicitan un presupuesto, suena el teléfono y ¡sorpresa! un posible cliente quiere fijar una cita para esta semana, y en ese momento tu jefe te dice que una multinacional quiere una propuesta de vuestros servicios.
Consejo: Mantén la calma y en este caso no intentes hacerlo todo a la vez, presta atención, finaliza una tarea y empieza con la siguiente, y si es necesario pregunta antes de actuar para saber cuál es más urgente.
6. Aleja a los ladrones de tiempo y minimiza distracciones. Apaga tus datos. Piensa en lo siguiente, ¿realmente es tan importante ver que te han etiquetado en una foto a las 10:30, que te han enviado una solicitud de amistad, enterarte que algo es trending topic, o los mensajes de tu grupo de whatsapp?… ¿o puedes esperar a salir del trabajo?

Peter Drucker decía

 «no hay nada más inútil que hacer de forma muy eficiente aquello que no debería hacerse en absoluto».

Aplícatelo.

7. Hora del recreo, socializa. Puedes optar por desconectar y hablar de temas que no sean de trabajo o buscar una segunda opinión. Quizás al hablar con tus compañeros estos te den otro punto de vista sobre cómo negociar con tus clientes.
8. Ergonomízate y anticípate. Según la Rae la ergonomía es “el estudio de la adaptación de las máquinas, muebles y utensilios a la persona que los emplea habitualmente, para lograr una mayor comodidad y eficacia”. Así que estudia tu entorno de trabajo, si vas a estar muchas horas de pie utilizar calzado cómodo, combate el aire acondicionado con ropa de abrigo, agua y anticatarrales y si en tu jornada habitual pasas muchas horas delante del ordenador cuida tu higiene visual  y ten siempre a mano un buen colirio y lágrimas artificiales para mantener la hidratación ocular.
9. Si vas adormir olvídate del móvil. Pues estar pendientes del móvil, la tablet o cualquier otra actividad excitante, disminuyen las ganas de dormir .
10. Descansa. Según la revista Muy interesante No todas las personas necesitamos las mismas horas de sueño, por eso observa tus necesidades.

niño-jugando-al-avión

Siempre nos faltan horas en el día pero echando la vista atrás cuando ibas al colegio te daba tiempo a estudiar sí, pero también a negociar para conseguir los mejores cromos, a tener autocontrol emocional ante los exámenes sorpresa, a cooperar y apoyar a nuestro equipo y a resolver conflictos … y todavía nos sobraba energía y genialidad. Así que no pienses que la solución está en escapar del mundanal ruido de la cuidad o de tu trabajo.

Afronta el problema, crea nuevas rutinas y optimiza tu forma de trabajar.

Para gestionar tareas urgentes e importantes puedes ayudarte de la matriz de Eisenhower.

URGENTENO URGENTE
IMPORTANTEHacerPlanificar
NO IMPORTANTEDelegarEliminar o postergar

• Importante y urgente: son las tareas más esenciales. Debes hacerlo de inmediato, comienza con ellas, incluso si no te gustan. A menudo, las posponemos, nos dispersamos y nos ponemos con otras cosas nos interesan más. Pero si empezamos por ellas el día será mucho mas productivo.
• Importante pero no urgente: tareas deben completarse antes de una fecha límite. No tienes que implicarte de inmediato, pero debes planificar y reservar un tiempo para realizarlas.
• No es importante, pero es urgente: si puedes, delega estas tareas. Si no puedes delegar hazlas rápido para volver a aquellas que son importantes y urgentes en tu lista de tareas.
• Ni importante ni urgente: se pueden posponer.

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